หลายครั้งที่เราส่งอีเมลแล้วพบว่าข้อความหรือข้อมูลบางอย่างในอีเมลนั้นผิดพลาดหรือไม่ครบถ้วน และต้องการหยุดการส่งทันที ฟีเจอร์ "เลิกทำการส่ง (Undo Send)" ของ Zimbra ช่วยให้คุณสามารถเรียกคืนข้อความที่กำลังจะส่งออกได้อย่างง่ายดาย ก่อนที่จะถึงมือผู้รับ ฟังก์ชันนี้ออกแบบมาเพื่อป้องกันความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น โดยให้คุณมีเวลาเพิ่มเติมในการตรวจสอบและแก้ไขข้อความก่อนการส่งจริง
// ขั้นตอนการใช้งานฟังก์ชัน Undo Send ใน Zimbra
ฟังก์ชัน Undo Send ใน Zimbra Modern UI มีขั้นตอนการเปิดใช้งานที่ง่ายและสะดวก ทำให้คุณสามารถใช้ฟังก์ชันนี้ได้ทันที โดยมีขั้นตอนดังนี้:
1. ไปที่เมนู การตั้งค่า (Settings)
2. เลือก การเขียนอีเมล (Composing Emails)
3. ค้นหาและเลือกหัวข้อ ยกเลิกที่ส่งไป (Undo Send) และเปิดการใช้งาน
หลังจากที่คุณเปิดใช้งานฟังก์ชันนี้แล้ว เมื่อคุณกดส่งอีเมล ข้อความอีเมลจะยังคงอยู่ในโฟลเดอร์ ร่างจดหมาย (Draft) ตราบใดที่การแจ้งเตือน "ยกเลิกที่ส่งไป" ยังคงอยู่บนหน้าจอ หากคุณคลิกที่ปุ่ม "เลิกทำ (Undo)" อีเมลจะถูกหยุดการส่งและเก็บไว้ในโฟลเดอร์ร่างจดหมาย ซึ่งจะช่วยให้คุณแก้ไขและตรวจสอบอีเมลได้ใหม่อีกครั้งก่อนที่จะส่งออกไป
// ข้อดีของฟังก์ชัน Undo Send
1. ลดความผิดพลาด: ช่วยลดข้อผิดพลาดในการส่งอีเมลไม่ว่าจะเป็นการพิมพ์ผิดหรือส่งข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง
2. แก้ไขข้อความได้ทันที: ให้คุณสามารถกลับมาแก้ไขข้อความอีเมลได้ภายในระยะเวลาที่กำหนดก่อนที่ข้อความจะถึงมือผู้รับ
3. ช่วยเพิ่มความมั่นใจ: ฟีเจอร์นี้ช่วยให้คุณมั่นใจมากขึ้นทุกครั้งก่อนที่จะส่งอีเมลออกไป
// ข้อจำกัดของฟังก์ชัน
ฟังก์ชัน Undo Send มีให้บริการเฉพาะใน Zimbra Modern UI เท่านั้น ผู้ที่ใช้งาน Zimbra เวอร์ชันอื่นจะไม่สามารถเข้าถึงฟีเจอร์นี้ได้ ดังนั้นการใช้งานเป็น Zimbra Modern UI จึงเป็นสิ่งสำคัญหากต้องการใช้งานฟังก์ชันนี้
// วิธียกเลิกการใช้งาน Undo Send ใน Zimbra
หากคุณไม่ต้องการใช้ฟังก์ชัน "Undo Send" ใน Zimbra อีกต่อไป คุณสามารถยกเลิกหรือปิดการใช้งานได้ตามขั้นตอนดังต่อไปนี้:
1. ไปที่เมนู การตั้งค่า (Settings) หลังจากที่คุณเข้าสู่ระบบ Zimbra ให้คลิกที่ไอคอนรูปฟันเฟืองหรือเมนูการตั้งค่าที่มุมขวาบนของหน้าจอ
2. เลือก การเขียนอีเมล (Composing Emails)
ในเมนูการตั้งค่า ให้เลือกหัวข้อ การเขียนอีเมล ซึ่งอยู่ในรายการเมนูทางด้านซ้าย
3. ปิดฟังก์ชัน "ยกเลิกที่ส่งไป (Undo Send) ในหน้าต่างการเขียนอีเมล ค้นหาหัวข้อ Undo Send แล้วคลิกยกเลิกการเปิดใช้งาน (หากเป็นการเปิดแบบสวิตช์ ให้ปิดสวิตช์)
4. บันทึกการเปลี่ยนแปลง: หลังจากที่ปิดฟังก์ชัน Undo Send แล้ว อย่าลืมคลิกที่ปุ่ม บันทึก (Save) เพื่อยืนยันการเปลี่ยนแปลงการตั้งค่า
เมื่อคุณปิดฟังก์ชันนี้แล้ว อีเมลจะถูกส่งออกทันทีที่คุณคลิกปุ่ม "ส่ง" โดยจะไม่มีการแจ้งเตือนให้ทำการยกเลิกการส่งเหมือนเดิม
// สรุป
ฟังก์ชัน Undo Send ใน Zimbra เป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับผู้ที่ต้องการป้องกันข้อผิดพลาดในการส่งอีเมล โดยเฉพาะอย่างยิ่งในสถานการณ์ที่ต้องการความถูกต้องและชัดเจนสูง เพียงไม่กี่ขั้นตอนก็สามารถเปิดใช้งานและใช้งานฟังก์ชันนี้ได้ ทำให้การสื่อสารผ่านอีเมลเป็นเรื่องที่ปลอดภัยและมั่นใจมากขึ้น
หากต้องการความช่วยเหลือเกี่ยวกับปัญหาในการนำส่งอีเมลโปรดติดต่อ ทีมสนับสนุนของ ServerToday
อีเมล support@servertoday.com หรือโทรศัพท์ 02-026-3112
